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“電子郵件歸檔是企業迫切需要計劃去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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MessageSolution助新東方教育實現郵件歸檔 輕松應對法規要求

新東方教育科技集團
新東方教育科技集團(NYSE:EDU)由1993年成立的北京新東方學校發展壯大而來,目前集團以培訓為核心,擁有新東方親子中心、泡泡少兒教育、優能中學教育、基礎英語培訓、大學英語及考研培訓、出國考試培訓、多語種培訓等多個培訓體系,同時在基礎教育、職業教育、教育研發、出國咨詢、文化產業等方面取得了驕人的成績。作為中國最大的著名私立教育機構,新東方教育科技集團于2006年在美國紐約證券交易所成功上市。
  使用產品:
  MessageSolution EEA 企業郵件歸檔審計系統
  歸檔需求 :
    隨著新東方教育在中國的市場地位不斷增強,集團內部、外部來往郵件數據量不斷增加,無論是員工還是公司都需要對郵件進行有效管理和運用。而公司規模的迅速增長帶來了很多挑戰,尤其是在美上市后,面臨的是嚴格的法規遵從要求。如何管理海量郵件和應對法規遵從成為新東方教育首先考慮的問題。
  為應對以上需求,新東方教育選擇了 MessageSolution EEA 企業郵件歸檔審計系統。經過部署,MessageSolution EEA不僅正常執行即時歸檔和定時歸檔全部郵件的任務,更實現了搜索、管理的便捷化和高效化,并為將來的恢復和擴展奠定了基礎。
  郵件數據暴漲,搜索管理更高效
 

  當今的教育產業正處在蓬勃發展的時期,對于新東方教育科技集團這一行業領跑者而言,這意味著更大的機遇和更大的挑戰。毫無疑問,承載著公司大量機密、參與所有日常工作的郵件,其舉足輕重的地位是不言而喻的。而迅速增長的郵件數據使員工和管理員花在郵箱上的時間和精力都較以往大大增加,令人頭疼不已??此萍虻サ撓始?,居然成為了提高辦公效率的瓶頸。

  新東方教育的郵件系統管理人員說:郵件數據的高速增長使我們IT部門要付出很大的精力來管理郵件數據和郵件服務器,還要應對同事們恢復郵件等需求。從個人使用角度講,郵箱自帶搜索功能已經滿足不了海量數據迅速查找的要求,而且也無法做到項目相關郵件的集中管理。所以我們需要的是一款能滿足以上所有需求的解決方案。我們評估測試了國內外各具代表性的幾款產品,MessageSolution EEA最符合我們的要求。

  滿足法規要求,便捷易用更勝一籌
    據統計,僅在美國一地,聯邦和州政府就起草了約10,000條強調“文檔記錄”的法律或法規,這里面就包括電子郵件這種形式的文檔。法規中最著名的莫過于薩班斯?奧克利法案(Sarbanes-Oxley Act): 要求上市公司保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不少于5年。

  電子郵件的合規保存不僅意味著要保留足夠長的時間,更需要全部、完整、一字不差地保留,同時要求在響應審計訴訟等緊急情況時,郵件能迅速被提交。“在法規要求的有效時間內,從龐大的陳年郵件備份中找出幾封郵件作為證據提交,這幾乎是不可能完成的”,新東方教育相關工作人員這樣解釋。于是,郵件歸檔是上市公司滿足法規要求的必然選擇。在咨詢了一些IT同行并對歸檔產品進行了嚴格的評測后,新東方教育選擇了MessageSolution EEA。

  部署MessageSolution EEA只花了幾個小時的時間,IT管理員幾乎可以不用經過培訓就能完成系統配置。將所有郵件全部歸檔后,員工可以自行查找和恢復郵件,既方便了個人,也大大減輕了管理員的壓力。

  新東方教育郵件系統管理人員說:使用了MessageSolution EEA,我們在郵件服務器上的工作壓力就減輕了很多。因為大量的郵箱用戶,一旦出現郵件大量丟失的問題,可想而知我們的壓力是多么大。而現在這些操作都可以在用戶端自主完成,非常方便。

  MessageSolution EEA的用戶端使用也非常容易,與郵箱桌面客戶端和網頁客戶端無縫集成,也支持獨立入口,這使員工使用起來無需改變原有操作習慣。“管理員在做配置的時候也不用到每個用戶端一一操作,只需在服務器管理中做統一配置就可以。”工作人員特別提到。

  全面合理規劃,支持集團發展
 

  由于郵件中通常包含了公司的商業機密,所以歸檔務必要保證郵件的安全性。被歸檔郵件在壓縮、傳輸、使用等過程中,均進行加密處理,這樣才能保障歸檔郵件的不可篡改。在保證安全性的基礎上,歸檔系統的部署和配置也符合新東方教育的現狀和未來的發展規劃。“我們的員工分布于海內外,MessageSolution EEA所提供的功能符合我們跨區域聯合搜索的要求”,工作人員強調。

  同樣重要的是,郵件歸檔還要與企業未來的發展規劃相適應。“MessageSolution EEA還有一個特別之處,就是具有良好的擴展性,可以對接任意存儲,將來要添加存儲或進行遷移都是非常簡便的事情”,新東方教育郵件系統管理人員說,“MessageSolution在郵件歸檔領域的專業化令我們非常信任他們,這是一次很愉快的合作。”